logo
0312 278 5638
info@akkoclojistik.com.tr

Kişisel Verilerin Korunması

Akkoç Lojistik
  1. Akkoç Lojistik
  2. Kişisel Verilerin Korunması
KİŞİSEL VERİLERİ İŞLEME, KORUMA VE GİZLİLİK POLİTİKASI
Kişisel Veri Sahibi Başvuru Formu
Aydınlatma Metni
Kişisel Verilerin Saklanması ve İmha Politikası

KİŞİSEL VERİLERİ İŞLEME, KORUMA VE GİZLİLİK POLİTİKASI


Akkoç Loj. Yem. Paz. Nak. Oto.Tur. Tic.Ltd.Şti. (“Akkoç Lojistik veya Şirket”) olarak Kişisel Verilerinizin güvenliğine sizin güvenliğiniz kadar önem veriyoruz. Akkoç Lojistik  olarak ürün ve hizmetlerimizden faydalanan kişilere ve Şirket ile ilişkili tüm şahıslara ait her türlü kişisel verinin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVK Kanunu”)’na uygun olarak işlenerek, muhafaza edilmesi konusunda hassasiyet göstermekteyiz. Kişisel Verilerinizi aşağıdaki ayrıntılı şekilde izah edilen ve mevzuatta öngörülen usul ve esaslar  çerçevesinde işlemekteyiz.

  • AMAÇ, KAPSAM VE TANIMLAR

AMAÇ

Bu Kişisel Verileri İşleme ve Koruma Politikası (“Politika”), Akkoç Lojistik’in, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun (“KVKK”) ve ilgili diğer mevzuat ile getirilen yükümlülüklerini yerine getirirken uyacağı esasları düzenleyen ana politika metnidir.

KAPSAM

Politika, Akkoç Lojistik çalışanları, müşterileri, web sitesi ziyaretçileri dahil olmak üzere, Akkoç Lojistik’in faaliyetleri sırasında topladığı, işlediği yahut kendisi ile paylaşılan Kişisel Verileri kapsamakta olup; Akkoç Lojistik, yöneticileri departmanları ve çalışanları nezdinde bağlayıcıdır.

TANIMLAR

  • Kişisel Veri:Doğrudan veya dolaylı olarak Akkoç Lojistik’in bir İlgili Kişi’nin kimliğini, tek başına veya Akkoç Lojistik’in elindeki ya da kontrolündeki diğer bilgilerle birleştirerek belirlemesine imkân veren her türlü bilgi anlamına gelmektedir.
  • Veri Sorumlusu:Kişisel Veri’lerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi anlamına gelmektedir. Veri sorumlusu Akkoç Lojistik olabileceği gibi zaman zaman Akkoç Lojistik adına yahut Akkoç Lojistik’tin yetkilendirdiği üçüncü bir kişi de olabilir.
  • Veri İşleme: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem İlgili Kişi Kişisel Veri’leri Akkoç Lojistik tarafından yahut adına işlenen tüm gerçek kişiler anlamına gelmektedir
  • Veri İşleyen:Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına Kişisel Veri’leri işleyen gerçek veya tüzel kişi anlamına gelmektedir.
  • Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri anlamına gelmektedir
  • Kişisel Sağlık Verisi: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü sağlık bilgisi anlamına gelmektedir.
  • Açık Rıza: Belirli bir konu hakkında, bilgilendirildikten sonra, özgür iradeyle verilen onay anlamına gelmektedir.
  • Anonim Hale Getirilmiş Veri :Veri sorumlusu ya da İlgili Kişi’yi belirlenebilir hale getirecek başka herhangi bir kişi tüm makul ve olağan yöntemleri kullandıktan sonra dahi, Kişisel Veri’nin hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi anlamına gelmektedir.
  • İmha: Kişisel Veri’lerin silinmesi veya yok edilmesi anlamına gelmektedir.
  • Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu anlamına gelmektedir.
  • KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNDE GENEL İLKELER

Akkoç Lojistik Kişisel Veri toplama ve işlemeye ilişkin gerçekleştirdikleri her türlü faaliyette şu ilkelere uygun hareket eder:

  • Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygunluk; Kişisel Veriler hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak toplanacak ve işlenecektir.
  • Doğruluk ve gerektiğinde güncellik; Akkoç Lojistik, Kişisel Veri’lerin toplanma ve işlenme amacı doğrultusunda gerekli olması halinde Kişisel Veri’lerin tam, doğru ve güncel tutulması için gerekli makul önlemleri alacak, İlgili Kişi’lerin Kişisel Veri’lere ilişkin değişikliklerle ilgili bilgi vermesi halinde Kişisel Veri’leri güncelleyecek,eksik ya da yanlış verilerin güncellenmesi, düzeltilmesi ya da silinmesi için gereken makul önlemleri alacaktır.
  • Belirlilik, açıklık ve meşru amaçlarla işleme; Akkoç Lojistik, gerekli ve toplanmasındaki iş amacıyla bağlantılı olduğu ölçüde Kişisel Veri toplamayı ve işlemeyi taahhüt eder. Hukuken izin verilen veya gerekli olan haller hariç, Kişisel Veri’ler gelecekte ortaya çıkması beklenen amaçlar doğrultusunda önceden toplanmayacak ve/veya işlenmeyecektir. Kişisel Veri’lerin işlenmesinin hukuken gerekli olduğu ya da mümkün olduğu durumlar dışında, yalnızca verinin toplanmasından önce açıkça belirtilen meşru amaçlar doğrultusunda ve alınacak onaya yahut, gerekli olduğu hallerde, Açık Rıza’ya uygun olarak işlenecektir.

Akkoç Lojistik tarafından herhangi bir veri toplama faaliyeti öncesinde, veri toplama yöntemine ve işbu Politika’ya uygun bir şekilde İlgili Kişi’nin Açık Rıza’sının alınmasının gerektiği hallerde onay formu ya da rızanın alındığı çevrimiçi ortamlar kullanılacaktır.

Kişisel Veri’lerin Akkoç Lojistik adına Veri İşleyen üçüncü kişilerce işlendiği hallerde, üçüncü kişilerin, işbu Politikada yer alan yükümlülüklere uygun davranacağını önceden yazılı ve sözleşmesel olarak yahut sair şekilde taahhüt etmesi gerekir.

  • İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amacın gerektirdiği süre ile muhafaza etme; Kişisel Veri’ler işlenme amaçlarına uygun olarak azami muhafaza süresince saklanır; bu süre mevzuatta belirlenen yükümlülüklere uygun davranmak ya da meşru işletme menfaatlerini korumak amacıyla daha uzun süre tutulabilir. Hukuki, idari ya da ticari olarak gerekli süreler sona erdikten sonra ihtiyaç duyulmayan Kişisel Veri’ler mevzuata ve Akkoç Lojistik Kişisel Veri’lerin Saklanması ve İmhası Politikası’na (“İmha Politikası”) uygun şekilde silinecek, anonimleştirilecek yahut yok edilecektir.

Akkoç Lojistik fiziksel ve elektronik veri kayıt sistemlerinde bulunan Kişisel Veri’lere ilişkin olarak bu verilerin toplanma amacının ortadan kalkması ve hukuki saklama sürelerinin sona ermesi halinde tüm verilerin mevzuata uygun şekilde İmha’sından sorumludur.

Kişisel Veri’lerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınacaktır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç (3) yıl süreyle saklanacaktır.

  • KİŞİSEL VERİLERİN TOPLAMASI VE İŞLEMESİ

Akkoç Lojistik Kişisel Veri’leri aşağıdaki kanuni koşullara uygun olarak toplayacak ve işleyecektir. 

ONAY

İlgili Kişi, Kişisel Veri’lerinin toplanması ve/veyahut işlenmesine mevzuat ve Politikaya uygun olarak bilgilendirildikten sonra özgür iradesi ile yazılı yahut elektronik ortamda Açık Rıza verdikten sonra işlenecektir. Kişisel Sağlık Verilerin işlenmesi durumunda Açık Rıza muhakkak yazılı alınır. Alınan Açık Rıza beyanları fiziksel yahut elektronik ortamda rıza belgelenip ve saklanacaktır. Kişisel Veri’ler KVKK’da sayılan aşağıdaki hallerin varlığında İlgili Kişi’nin rızası olmaksızın işlenebilir:

  • Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
  • Fiili imkansızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
  • Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait Kişisel Veri’lerin işlenmesinin gerekli olması.
  • Veri Sorumlusu’nun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
  • İlgili Kişi’nin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
  • Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için Veri İşleme’nin zorunlu olması.
  • İlgili Kişi’nin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Veri Sorumlusu’nun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLER

Özel Nitelikli Kişisel Veri’ler yalnızca İlgili Kişi’nin Açık Rıza’sının bulunması ya da, sağlık ve cinsel hayata ilişkin veriler hariç olmak üzere, kanunlarda açıkça öngörülen hallerde işlenebilir (örneğin yukarıda Onay başlığı atında sayılan hallerde). Sağlık ve cinsel hayata ilişkin Kişisel Veri’ler ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler tarafından ilgilinin Açık Rıza’sı aranmaksızın işlenebilir. Özel Nitelikli Kişisel Veri’lerin işlenmesinde Kişisel Veri’leri Koruma Kurulu kararlarına uygun hareket edilir.

Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi Şartları

Veri sahipleri açısından korunmasının çeşitli açılardan daha kritik önem teşkil ettiğine inanılan özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde ise Akkoç Lojistik tarafından özel hassasiyet gösterilmektedir. Bu kapsamda, Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemlerin alınması şartıyla bu tür veriler, yukarıda belirtildiği veri sahiplerinin açık rızası olmaksızın işlenmemektedir.

Ancak, sağlık ve cinsel hayat ile ilgili veriler dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde veri sahibinin açık rızası olmaksızın da işlenebilmektedir. Bununla beraber, sağlık ve cinsel hayata ilişkin veriler ise yeterli önlemlerin alınması şartıyla ve aşağıda sayılan sebeplerin varlığı halinde açık rızası alınmaksızın işlenebilmektedir:

  • Kamu sağlığının korunması,
  • Koruyucu hekimlik,
  • Tıbbî teşhis,
  • Tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi,
  • Sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi.
  • KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMASI VE İŞLENMESİ YÖNTEMLERİ

Akkoç Lojistik, KVK Kanunu’na uygun olarak ve Yönetmelik’in 5inci,7inci,9uncu ve 10uncu maddesi kapsamında düzenlenmesi ve aşağıda yer alan bilgileri içermesi zorunlu olan Kişisel Veri İşleme Envanteri’ne dayalı olarak gerçek kişilere ait kişisel verileri işlemektedir.

İşbu Politika’da ayrıca Kişisel Veri İşleme envanteri başlığına yer verilmemiş olsa da işbu başlık ve takip eden başlıklarda aşağıdaki bilgilerin yer alması halinde ilgili maddeler “Kişisel Veri İşleme Envanteri” hükmünde sayılacaktır.

  • Kişisel veri işleme amaçları,
  • Veri kategorisi
  • Verilerin aktarıldığı alıcı grubu veya alıcı grupları
  • Veri konusu kişi grupları
  • Veri kategorisi ile veri konusu kişi gruplarının ilişkilendirilmesi
  • Yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler
  • Veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirler
  • Kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süre

KİŞİSEL VERİ KONUSU KİŞİ GRUPLARI

KİŞİSEL VERİ KONUSU KİŞİ GRUPLARI

AÇIKLAMASI

AKKOÇ FİRMASİ HİSSEDARLARI

Akkoç Lojistik’in hisselerine sahip olan gerçek kişiler.

AKKOÇ FİRMASİ YETKİLİLERİ

Akkoç Lojistik’in Yönetim Kurulu üyeleri ve diğer yetkili gerçek kişiler.

AKKOÇ FİRMASİ KİRACI, TEDARİKÇİ, MÜŞTERİLERİ VE TAŞERONLARI

Akkoç Lojistik’in bağımsız bölümlerinde kira sözleşmesi çerçevesinde faaliyetini sürdüren kiracıların yetkili gerçek kişileri; Akkoç Lojistik’in müşterileri, faaliyetlerini yerine getirirken kullandığı tedarikçi ve taşeronlarının yetkili gerçek kişileri ve bu kişiler tarafından görevlendirilen çalışanlar.

ÇALIŞAN / STAJYER

Akkoç Lojistik bünyesinde çalışan veya staj yapan gerçek kişiler.

VERİ KATEGORİZASYONU

VERİ KATEGORİZASYONU

VERİ KATEGORİZASYONU AÇIKLAMASI

KİMLİK BİLGİSİ

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; kişinin kimliğine dair bilgilerin bulunduğu verilerdir; ad-soyad, T.C. kimlik numarası, uyruk bilgisi, anne adı-baba adı, nüfusa kayıtlı olduğu yer ve diğer nüfus bilgileri, doğum yeri, doğum tarihi, cinsiyet, medeni durum gibi bilgileri içeren ehliyet, nüfus cüzdanı ve pasaport gibi belgeler ile vergi numarası, SGK numarası, imza bilgisi vb. bilgiler

İLETİŞİM BİLGİSİ

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; telefon numarası, adres, e-mail adresi, faks numarası, IP adresi gibi bilgiler

AİLE BİREYLERİ VE YAKIN BİLGİSİ

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Akkoç Lojistik tarafından yürütülen faaliyetler çerçevesinde, kişisel veri sahibinin aile bireyleri (ör. eş, anne, baba, çocuk), yakınları ve acil durumlarda ulaşılabilecek diğer kişiler hakkındaki bilgiler)

GÜVENLİK BİLGİSİ

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak

otomatik olmayan şekilde işlenen; fiziksel mekâna girişte, fiziksel mekânın içerisinde kalış sırasında alınan kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler; kamera kayıtları, taşıt plaka bilgileri, güvenlik noktasında alınan kayıtlar, telefon aramalarında alınan ses kayıtları vb.

FİNANSAL BİLGİ

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Akkoç Lojistik’in kişisel veri sahibi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre değişkenlik gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen finansal kişisel veriler ile banka hesap numarası, banka hesap bilgileri,(IBAN no, hesap sahibi vb.) kredi kartı bilgisi vb. ve çalışanlara ilişkin finansal ve maaş detayları, bordrolar, prim hak edişleri, prim tutarları, icra takip dosyalarına ilişkin dosya ve borç bilgileri, banka hesap cüzdanı, asgari geçim indirimi bilgisi, özel sağlık sigortası tutarı vb. bilgiler.

ÖZLÜK BİLGİSİ (PERFORMANS DEĞERLENDİRME VERİLERİ, KARİYER GELİŞİM VERİLERİ, ÇALIŞMA VE İZİN GÜNLERİNE İLİŞKİN KAYITLAR)

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Akkoç Lojistik ile çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin özlük haklarının oluşmasına temel olacak ve özlük dosyasında yer alması kanunen zorunlu tutulan bilgiler (Öğrenim durumu, sertifika ve diploma bilgileri, yabancı dil bilgileri, eğitim ve beceriler, CV, aldığı kurslar, İzin kıdem baz tarihi, izin kıdem ilave gün, izin grubu, çıkış/dönüş tarihi, gün, izine çıkış nedeni, izinde bulunacağı adres/telefon, pozisyon adı, departmanı ve birimi, unvanı, son işe giriş tarihi, işe giriş çıkış tarihleri, sigorta giriş/emeklilik,

sosyal güvenlik no, esnek saatlerde çalışma durumu, seyahat durumu çalışma gün sayısı, çalıştığı projeler, aylık toplam mesai bilgisi, kıdem tazminatı baz tarih, kıdem tazminatı ilave gün, grevde geçen gün, çalışan internet erişim logları, giriş çıkış logları elde edilmesine yönelik işlenen her türlü kişisel veri ve çalışanın bulunduğu pozisyonda ilerleyebilmesi için gerekli olan performans, eğitim ve beceriler, hangi tarihte hangi eğitimi aldığı bilgisi, e-posta, imzalı katılım formu, müşteri ile görüşme kalite değerlendirme formu, aylık performansının değerlendirilmesi ve hedef gerçekleştirme durumu, aktivite) bilgileri.

ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİ

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; KVK Kanunu’nun 6. maddesinde belirtilen veriler (ör. kan grubu da dâhil sağlık verileri, biyometrik veriler, din ve üye olunan dernek bilgisi gibi)

TALEP VE ŞİKAYET YÖNETİMİ BİLGİSİ

Kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiye ait olduğu açık olan; kısmen veya tamamen otomatik şekilde veya veri kayıt sisteminin bir parçası olarak otomatik olmayan şekilde işlenen; Akkoç Lojistik’e yöneltilmiş olan her türlü talep veya şikâyetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler
  • KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

Kişisel Veri’ler yalnızca İlgili Kişi’nin veri aktarımına Açık Rıza’sının bulunması veya “ONAY” başlığı altında sayılan ve Açık Rıza’nın aranmadığı hallerden birinin varlığı halinde Türkiye’de bulunan üçüncü kişilere aktarılabilir.

Kişisel Veri’lerin Yurtdışı’nda bulunan üçüncü kişilere aktarılmasında yukarıda yazılı hallere ek olarak;

-Kişisel Veri’lerin aktarıldığı yabancı ülkenin yeterli seviyede koruma sağlaması ya da;

-İlgili yabancı ülkede yeterli korumanın bulunmaması durumunda Akkoç Lojistik’in ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli korumanın sağlandığını yazılı olarak taahhüt etmeleri ve Kurul’un izninin bulunması,

Şartları bulunmalıdır.

  • HAKLAR VE YÜKÜMLÜLÜKLER

6.1 İlgili Kişi’nin Hakları

Kişisel Verisi Akkoç Lojistik tarafından toplanan yahut işlenen gerçek kişiler, KVKK uyarınca Veri Sorumlusu’na başvuru hakkına sahiptir.

İlgili Kişi, başvuru hakkını kullanarak aşağıda sayılan talepleri yazılı olarak veya e-posta vasıtasıyla işbu Politika’nın son kısmında verilen iletişim bilgileri doğrultusunda Akkoç Lojistik’e yahut temsilcilerine yöneltebilir:

  • Kişisel Veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
  • Kişisel Veri’leri işlenmişse buna ilişkin bilgi alma,
  • Kişisel Veri’lerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
  • Yurt içinde veya yurt dışında Kişisel Veri’lerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
  • Kişisel Veri’lerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesi,
  • Kanun çerçevesinde Kişisel Veri’lerin silinmesini veya yok edilmesi,
  • Yukarıda 5 ve 6 bentlerde yazılı işlemlerin yapılması durumunda bu işlemlerin Kişisel Verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesi,
  • İşlenen Kişisel Veri’lerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
  • Kişisel Veri’lerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesi

6.2 Veri Sorumlusu’nun Yükümlülükleri

Veri Sorumlusunun Yükümlülükleri aşağıdaki şekildedir.

6.2.1 Aydınlatma Yükümlülüğü

Akkoç Lojistik İlgili Kişi’lere, Kişisel Veri’lerin elde edilmesi sırasında Kişisel Veri’lerinin işlenmesi süreci ve Veri İşleme’nin amaçları hakkında bilgilendirici, açık ve anlaşılır bir bildirim yapacak; bu kişilerin Kişisel Veri’lerine ilişkin hakları konusunda bilgilendirilmesini ve Akkoç Lojistik tarafından işlenen Kişisel Veri’lerine makul ölçüde erişimlerinin olmasını sağlayacaktır.

İlgili Kişi’lere yapılacak bildirim asgari olarak aşağıdaki unsurları içerir:

  • Veri Sorumlusu’nun yahut var ise temsilcisinin kimliği,
  • Veri İşleme’nin amacı, yöntemi ve hukuki sebebi,
  • Kişisel Veri’lerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
  • İlgili Kişi’lerin yukarıda yer alan madde 6.1 altında belirtilen kanuni hakları

6.2.2 Veri Güvenliğine İlişkin Yükümlülükler

Akkoç Lojistik ilgili mevzuatta belirlenen kapsamda,

  • Kişisel Veri’lerin hukuka aykırı olarak işlenmemesini
  • Kişisel Veri’lere hukuka aykırı olarak erişilmemesini
  • Kişisel Veri’lerin kötüye kullanılmasını, ifşasını, değiştirilmesini ve yok edilmesine karşı muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri alır. 
  • Akkoç Lojistik Kişisel Veri güvenliğini sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapar veya yaptırır.
  • Akkoç Lojistik faaliyetleri çerçevesinde topladığı ve/veya işlediği Kişisel Veri’leri
  • KVKK hükümlerine ve Politikaya uygun olarak gizli tutar,
  • İşleme amacı dışında kullanmaz,
  • Görevi gereği Kişisel Veri’lerin işlenmesi faaliyetine dahil olmayan çalışanının her türlü Veri İşleme faaliyetini yasaklar,
  • Çalışanlarının görevinin sınırlarına uygun kapsamda ölçüde Kişisel Veri’lere erişimine imkan tanır. Bu yükümlülük görevden ayrılmalarından sonra da devam eder.
  • İşlenen Kişisel Veri’lerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, Akkoç Lojistik bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurul’a bildirir.

6.2.3 Veri Sorumluları Siciline Kayıt

Akkoç Lojistik Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik’e göre Kişisel Veri’leri Koruma Kurumu Başkanlığı tarafından oluşturulacak Veri Sorumluları Sicili’ne kayıt olarak Yönetmelik uyarınca gerçekleştirilmesi gereken ilgili yükümlülüğü yerine getirecektir. Bu kapsamda aşağıdaki bilgiler kamuoyunun bilgisine sunulacaktır:

  • Veri Sorumlusu, varsa Veri Sorumlusu temsilcisi ve irtibat kişisinin adı, adresi ve alınmış olması halinde KEP adresi,
  • Kişisel Veri’lerin hangi amaçlarla işlenebileceği,
  • Kişisel Veri konusu kişi grubu ve grupları ile bu kişilere ait veri kategorileri,
  • Kişisel Veri’lerin aktarılabileceği alıcı ve alıcı grupları,
  • Yabancı ülkelere aktarımı öngörülen Kişisel Veri’ler,
  • Sicile kayıt tarihi ile kaydın sona erdiği tarih,
  • Kişisel Veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirler,
  • Kişisel Veri’lerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre.

POLİTİKADA YAPILACAK DEĞİŞİKLİKLER VE YÜRÜRLÜK TARİHİ

Bu Politikada yer alan hükümler Akkoç Lojistik tarafından gerek görüldüğü takdirde mevzuat hükümlerine uygun olarak internet sitelerinde yayınlanmak suretiyle değiştirebilir. İşbu hükümlerinden herhangi birisinin değişmesi halinde ilgili değişiklikler, değişikliğin yayınlandığı tarihte yürürlüğe girer.

İşbu Politika 12/11/2019 tarihinde yayınlanarak yürürlüğe girmiştir.

Kişisel Veri Sahibi Başvuru Formu


 

 

KİŞİSEL VERİ SAHİBİ BAŞVURU FORMU 

 

İşbu Kişisel Veri Sahibi Başvuru Formu (“Form”), veri sahiplerinin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununda belirtilen haklarını kullanmak için yapacakları başvurularda kullanılması amacıyla oluşturulmuştur. Bu kapsamda, kendinizle ilgili; 

 

  • Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme, 
  • Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, 
  • Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, 
  • Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, 
  • Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme, 
  • Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme, 
  • (e) ve (f) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, 

 

haklarına sahipsiniz. Şirketimiz tarafından işlenen kişisel verilerin doğru ve güncel olması önemlidir. Bu nedenle kişisel verilerinizde bir değişiklik meydana geldiğinde lütfen bize bildiriniz. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında aşağıda yer alan bilgileri ve talebinizi belirtiniz.

BAŞVURU SAHİBİNE İLİŞKİN BİLGİLER

ADI SOYADI

 

TC KİMLİK NO

 

TELEFON NUMARASI

 

E-POSTA ADRESİ

 

ŞİRKETLE İLİŞKİNİZ

Çalışan  (     )   Müşteri ( )    İş Ortağı     (  )   Ziyaretçi     (  )     Diğer     (  )

ADRES

 

 

BAŞVURU SAHİBİ TALEP İÇERİĞİ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Talebinizin değerlendirilmesi kapsamında ek bilgiye ihtiyaç duyulması halinde sizinle iletişim kurabilecektir. Başvurunuz ücretsiz olarak sonuçlandırılacak olup, ayrıca bir maliyet gerektirmesi durumunda ilgili mevzuat kapsamında belirlenen tutarlarda ücret talep edilebilecektir. Bu formun eksiksiz olarak doldurulmasının ardından imzalanarak; 

BEYAN

 

İşbu başvuru formunda belirttiğim talepler doğrultusunda, Şirketinize yapmış olduğum başvurumun Kişisel Verilerin Koruması Kanunu’nun 13. maddesi uyarınca değerlendirilerek tarafıma yukarıda belirttiğim elektronik posta adresi aracılığı ile bilgi verilmesini talep ederim. 

 

 

                                                                                                                          ADI SOYADI:

                                                                                                                          TARİH          :……/…./…….

                                                                                                                         

                                                                                                                           İMZA          :

 

 

 

 


Aydınlatma Metni


Bu Aydınlatma Metni sizleri Akkoç Loj.Yem. Paz. Nak. Oto. Tur. Tic. Ltd.Şti. (“Akkoç Lojistik” ya da “Firma”) olarak, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 10. maddesi uyarınca  kişisel veri işleme faaliyetlerimiz hakkında bilgilendirmek ve aydınlatmak  amacı ile hazırlanmıştır.

  1. Veri Sorumlusu ve Temsilcisi

KVKK uyarınca, Akkoç Lojistik olarak, veri sorumlusu sıfatıyla, kişisel verilerinizi aşağıda açıklanan amaçlar kapsamında; kanunlara ve dürüstlük kurallarına uygun bir şekilde işleyebilecek, kaydedebilecek, saklayabilecek, sınıflandırabilecek, güncelleyebilecek ve mevzuatın izin verdiği durumlarda  ve/veya işlendikleri amaçla sınırlı olarak 3. kişilere açıklayabilecek/aktarabileceğiz.

  1. Kişisel Verilerinizin İşlenme Amacı

 

Bizimle paylaştığınız kişisel verileriniz, Kişisel Verilerin Korunması Kanununda öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve Firmamızın faaliyet süreçlerinin, iş ilişkilerimizin ve insan kaynakları süreçlerinin yürütülebilmesi, ilgililerin taleplerinin karşılanabilmesi ve teknik süreçlerin devamı, firmanın ticari güvenliğinin sağlanabilmesi, çalışmalarımızın yürütülebilmesi gibi kapsamlarda işlenmekte, işlenme amacıyla uygun süre zarfında fiziksel veya elektronik ortamda güvenli bir şekilde saklanmaktadır. Akkoç Lojistik tarafından Kişisel Verilerin Korunması Kanunu başta olmak üzere ilgili tüm mevzuatta öngörülen yükümlülüklere uygun hareket edilmektedir. Kişisel verilerinizin Şirketimiz tarafından işlenme amaçları konusunda detaylı bilgilere; https://www.akkoclojistik.com.tr internet adresinden Akkoç Lojistik  Kişisel Verilerin Korunması ve Gizlilik Politikası’ndan ulaşabilirsiniz.

 

  1. Kişisel Verilerinizin Aktarılması 

 

Açıklanan amaçlar kapsamında işlenen kişisel verileriniz; Kişisel Verilerin Korunması Kanununda öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dâhilinde, Akkoç Lojistik tarafından yukarıda yer alan amaçlarla sınırlı olmak üzere; iş ortaklarımıza, hissedarlarımıza, yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, özel kişilere, faaliyetlerimizi yürütebilmek amacıyla, destek hizmeti alınan firmalara ve hukuki zorunluluklar ve yasal sınırlamalar çerçevesinde bağımsız denetim şirketlerine aktarılabilecektir.

 

  1. Yurtdışına Veri Aktarımı 

 

Akkoç Lojistik tarafından kişisel verileriniz, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 4(2) maddesindeki öngörülen ilkeler ışığında açık rıza temini suretiyle veya 5(2) ve 6(3) maddelerinde öngörülen durumların varlığı halinde, açık rıza temin edilmeksizin ve Kanunun 9. maddesindeki kurallar uyarınca, Kişisel Verileri Koruma Kurulu (“Kurul”) tarafından tespit edilecek yeterli korumaya sahip yabancı ülkeler ilan edildikten sonra sadece bu ülkelerde yerleşik kişi ve kuruluşlara, yeterli korumanın bulunmadığı tespit ve ilan edilen ülkeler için ise, Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve ilgili aktarım açısından Kurul’un izninin temin edilebildiği hallerle sınırlı olmak kaydıyla aktarılabilecektir.

 

  1. Kişisel Verilerinizin Toplama Yöntemi ve Hukuki Sebebi

 

Kişisel verileriniz, faaliyetlerimizi yürütmek amacıyla Akkoç Lojistik tarafından farklı kanallar vasıtasıyla ve yukarıda belirtilen hukuki sebeplere dayanarak; sunduğumuz hizmetleri geliştirmek ve ticari faaliyetlerimizi yürütmek amacıyla toplanmaktadır. Bu çerçevede kişisel verileriniz, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 4(2) maddesindeki öngörülen ilkeler ışığında açık rıza temini suretiyle veya 5(2) ve 6(3) maddelerinde öngörülen durumların varlığı halinde, açık rıza temin edilmeksizin işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir.

 

  1. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 11. Maddesi Gereği İlgili Kişi Olarak Haklarınız 

 

Veri sahibi olarak sizler, haklarınıza ilişkin taleplerinizi https://www.akkoclojistik.com.tr adresindeki formu doldurup imzalayarak Fidanlık Mah. Tuna Cad. No: 26/9 Çankaya / ANKARA adresine bizzat  veya info@akkoclojistik.com.tr adresine elektronik ortamda iletebilirsiniz. Akkoç Lojistik, talebin niteliğine göre, talebi en kısa sürede ve en geç otuz (30) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi halinde, tarafımızca Kurul tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 11. maddesi uyarınca sahip olduğunuz haklar aşağıdaki gibidir:

  • Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
  • Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
  • Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
  • Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
  • Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
  • 7. maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
  • (5) ve (6) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
  • Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Bu Aydınlatma Metni  12.11.2019 tarihinde hazırlanmıştır. Gerekli görüldüğünde iş bu metinde yapılacak  değişiklik olması durumunda, işbu metnin yürürlük tarihi ve içeriği güncellenecektir.


Kişisel Verilerin Saklanması ve İmha Politikası


AKKOÇ LOJİSTİK

KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHA POLİTİKASI

 

1.GİRİŞ 

1.1 Amaç

 Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), Akkoç Loj. Yem.Paz. Nak. Pet.Oto. Tur.Tic.Ltd.Şti. tarafından (“Firma veya Akkoç Lojisitk)”) gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır. Firma; Stratejik Planda belirlenen misyon, vizyon ve temel ilkeler doğrultusunda; Firma çalışanları, çalışan adayları, hizmet sağlayıcıları, ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesini ve ilgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde kullanmasının sağlanmasını öncelik olarak belirlemiştir. Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin iş ve işlemler, Firma tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan Politikaya uygun olarak gerçekleştirilir.

1.2 Kapsam

Firma çalışanları, çalışan adayları, hizmet sağlayıcıları, ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler bu Politika kapsamında olup Firmanın sahip olduğu ya da Firmaca yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu Politika uygulanır.

1.3 Kısaltmalar ve Tanımlar 

Alıcı Grubu : Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi.

Açık Rıza : Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.

Anonim Hale Getirme : Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi

Çalışan : Akkoç Lojistik personeli.

Elektronik Ortam : Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar.

Elektronik Olmayan Ortam : Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar

İlgili Kişi : Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.

İlgili Kullanıcı : Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler.

İmha : Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.

Kanun : 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.

Kayıt Ortamı : Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.

Kişisel Veri : Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.

Kişisel Veri İşleme Envanteri : Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter.

Kişisel Verilerin İşlenmesi : Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.

Özel Nitelikli Kişisel Veri : Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.

Periyodik İmha : Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.

Veri İşleyen : Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.

Veri Kayıt Sistemi : Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi.

Veri Sorumlusu : Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi.

Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi : Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi.

VERBİS : Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi

Yönetmelik : 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik

 

 

 

2.SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI 

Firma tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir.

3.KAYIT ORTAMLARI

Elektronik Ortamlar :

Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta, veritabanı, web, dosya paylaşım, vb.)   Yazılımlar (ofis yazılımları, portal,   Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb. )   Kişisel bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü)  Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.)  Optik diskler (CD, DVD vb.)  Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.)  Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi.

Elektronik Olmayan Ortamlar:

Kağıt,  Manuel veri kayıt sistemleri (anket formları,ü ziyaretçi giriş defteri)  Yazılı, basılı, görsel ortamlar.

4.SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR 

Firma tarafından; çalışanlar, çalışan adayları, ziyaretçiler ve hizmet sağlayıcı olarak ilişkide bulunulan üçüncü kişilerin, kurumların veya kuruluşların çalışanlarına ait kişisel veriler Kanuna uygun olarak saklanır ve imha edilir. Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir.

4.1 Saklamaya İlişkin Açıklamalar

Kanunun 3 üncü maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4 üncü maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5 ve 6 ncı maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır. Buna göre, Firmamız faaliyetleri çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır.

4.1.1 Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler 

Firmada, faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler;

  • 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
  • 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,
  • 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
  • 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,
  • 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar
  • 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
  • 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu,
  • 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun,
  • 4857 sayılı İş Kanunu,
  • İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik,
  • Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik

Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen saklama    süreleri kadar saklanmaktadır.

4.1.2 Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları 

Firma, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar.

  • İnsan kaynakları süreçlerini yürütmek.
  • Kurumsal iletişimi sağlamak.
  • Firma güvenliğini sağlamak,
  • İstatistiksel çalışmalar yapabilmek.
  • İmzalanan sözleşmeler ve protokoller neticesinde iş ve işlemleri ifa edebilmek.
  • VERBİS kapsamında, çalışanlar, veri sorumluları, irtibat kişileri, veri sorumlusu temsilcileri ve veri işleyenlerin tercih ve ihtiyaçlarını tespit etmek, verilen hizmetleri buna göre düzenlemek ve gerekmesi halinde güncellemek.
  • Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak.
  • Firma ile iş ilişkisinde bulunan gerçek / tüzel kişilerle irtibat sağlamak.
  • Yasal raporlamalar yapmak.
  • İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğü.

 

4.2 İmhayı Gerektiren Sebepler 

Kişisel veriler;

  • İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
  • İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması
  • Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
  • Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Firma tarafından kabul edilmesi,
  • Firmanın, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
  • Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,

durumlarında, Firma tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir

 

5. İDARİ VE TEKNİK TEDBİRLER 

Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için Kanunun 12 nci maddesiyle Kanunun 6 ncı maddesi dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde Firma tarafından teknik ve idari tedbirler alınır

 

5.1 İdari Tedbirler

Firma tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıda sayılmıştır:   

  • Çalışanların niteliğinin geliştirilmesine yönelik, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmenin önlenmesi, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi, kişisel verilerin muhafazasının sağlanması için 6698 sayılı Kanun ve ilgili diğer mevzuat hakkında eğitimler verilmektedir.
  • Firma tarafından yürütülen faaliyetlere ilişkin çalışanlara gizlilik hususunda bilgi verilmekte, Kişisel veri işlemeye başlamadan önce Firma tarafından, ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmektedir.
  • Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır.
  • Firma içi periyodik ve rastgele denetimler yapılmaktadır
  • İşlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurul’a bildirir.

 

5.2 Teknik Tedbirler

Firma tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır

  • Firmanın bilişim sistemleri teçhizatı, yazılım ve verilerin fiziksel güvenliği için gerekli önlemler alınmaktadır.
  • Kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini önlemeye yönelik riskler belirlenmekte, bu risklere uygun teknik tedbirlerin alınması sağlanmakta ve alınan tedbirlere yönelik teknik kontroller yapılmaktadır.
  • Kişisel verilerin bulunduğu saklama alanlarına erişimler kayıt altına alınarak uygunsuz erişimler veya erişim denemeleri kontrol altında tutulmaktadır
  • Firma, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli tedbirleri almaktadır.
  • Güvenlik açıkları takip edilerek uygun güvenlik yamaları yüklenmekte ve bilgi sistemleri güncel halde tutulmaktadır.
  • Kişisel verilerin güvenli olarak saklanmasını sağlayan veri yedekleme programları kullanılmaktadır.
  • Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği fiziksel ortamların yeterli güvenlik önlemleri alınmakta, fiziksel güvenliği sağlanarak yetkisiz giriş çıkışlar engellenmektedir.
  • Elektronik olan veya olmayan ortamlarda saklanan kişisel verilere erişim, erişim prensiplerine göre sınırlandırılmaktadır.

 

6.KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ

İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, Firma tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.

 

6.1 Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel veriler aşağıdaki yöntemlerle  silinir

 

Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler: Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır.

 

Elektronik Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler :Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veritabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.

 

Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler:

Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için evrak ilgili yönetici hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanır.

 

Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler :Flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, sistem yöneticisi tarafından şifrelenerek ve erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek şifreleme anahtarlarıyla güvenli ortamlarda saklanır.

 

6.2 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi 

Kişisel veriler, Firma tarafından aşağıda  verilen yöntemlerle yok edilir.

Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler: Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, kâğıt kırpma makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir.

 

Optik / Manyetik Medyada Yer Alan Kişisel Veriler: Optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenlerin eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemi uygulanır.

 

6.3 Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi 

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.

 

7. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ 

Firma tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;

Süreçlere bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında Veri Kategorilerine göre saklama süreleri belirlenmiştir. Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi Veri Sorumlusu tarafından belirlenen Veri İrtibat Sorumlusu veya ilgili birim yöneticisi tarafından yerine getirilir. Süreç bazında saklama ve imha süreleri tablosu aşağıdaki gibidir.

 

 

SÜREÇ

SAKLAMA SÜRESİ

İMHA SÜRESİ

Firma İşlemleri

 

10 yıl

Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

Sözleşmelerin hazırlanması

Sözleşmenin sona ermesini takiben 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

Firma İletişim Faaliyetlerinin İcrası

 

Faaliyetin sona ermesini takiben 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

İnsan Kaynakları Süreçlerinin Yürütülmesi

 

Faaliyetin sona ermesini takiben 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

Donanım ve Yazılıma Erişim Süreçlerinin Yürütülmesi

2 yıl

Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

Ziyaretçi ve toplantı katılımcılarının kaydı

 

Etkinliğin  sona ermesini takiben 2 yıl

Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

Kamera Kayıtları

 

2 yıl

Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

 

 

8. PERİYODİK İMHA SÜRESİ

Yönetmeliğin 11 inci maddesi gereğince Firma, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Buna göre, Firmada her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.

 

9. POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI

Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuya açıklanır. Basılı kâğıt nüshası da Veri Sorumlusuna ait ilgili klasörde saklanır.

10.POLİTİKA’NIN GÜNCELLENME PERİYODU

Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.

11.POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMASI

Politika, Firmanın internet sitesinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir. Yürürlükten kaldırılmasına karar verilmesi halinde, Politika’nın ıslak imzalı eski nüshaları Veri Sorumlusu tarafında iptal edilerek (iptal kaşesi vurularak veya iptal yazılarak) imzalanır ve en az 5 yıl süre ile Veri Sorumlusuna ait ilgili klasörde saklanır.

 

 

Akkoç Loj. Yem.Paz. Nak. Pet.Oto. Tur.Tic.Ltd.Şti.